Het invullen van het W-9 Form

Als u werkt als freelancer of zelfstandige aannemer, moet het grootste deel van uw klanten u vragen om IRS-formulier W-9, aanvragen voor fiscaal identificatienummer en certificering te voltooien. Dit formulier helpt bedrijven krijgen de belangrijkste informatie van hun leveranciers om informatie rendement voor de IRS te bereiden. Bedrijven hebben tot informatie bestand terug via het formulier 1099-MISC wanneer ze een freelancer of zelfstandige aannemer een totaal van $ 600 of meer door middel van het jaar te betalen (zie Het doel van 1099 formulieren).

Uw klanten zullen de informatie gebruiken op uw ingevulde W-9 om uw naam, bedrijfsnaam, adres en fiscaal identificatienummer op de 1099-MISC ze bestand over u te zetten. Zij zullen een exemplaar van de 1099-MISC aan de IRS en een ander exemplaar aan u eind januari, na afloop van het belastingjaar.

Andere omstandigheden die u zou kunnen worden gevraagd om het invullen van een W-9 zijn onder meer:
• Bepaalde onroerend goed transacties;

• Hypotheekrente betaald;

• Overname of het opgeven van beveiligde woning;

• kwijtschelding van schulden;

• Bijdragen aan een individuele pensioen regeling (IRA).

Voor meer informatie over het gebruik ervan -en wanneer je moet afvragen met een ondertekenen – lees Het doel van de W-9 formulier.

Stap-voor-stap instructies

Form W-9 is een van de makkelijkste IRS formulieren in te vullen, maar als belastingformulieren maken je nerveus, maak je geen zorgen. Wij zullen u door de juiste manier om het te voltooien.

Stap 1: Voer uw naam zoals vermeld op uw belastingaangifte. Makkelijk, toch?

Stap 2: Voer uw bedrijfsnaam of genegeerd naam entiteit, indien anders dan hierboven. Bijvoorbeeld, zou u een eenmanszaak, maar voor marketing doeleinden, hoeft u geen gebruik maken van uw persoonlijke naam als uw bedrijfsnaam; in plaats daarvan, ben je ‘zaken doen als “een andere naam. Je zou die naam hier invoeren. Als voor de buiten beschouwing gelaten-entiteit deel, als je niet weet wat het is, heb je waarschijnlijk niet één. De meest voorkomende vorm van buiten beschouwing gelaten entiteit is een naamloze vennootschap single-lid en eenmanszaken en S bedrijven zijn nooit zo genegeerd entiteiten geclassificeerd.

Stap 3: Welke rechtsvorm bent u voor de federale belasting classificatie: eenmanszaak, vennootschap, corporation C, S corporation, trust / landgoed, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of “andere”? Controleer het juiste vakje. Als u niet zeker bent, bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, want je zou hebben gehad om een ​​hoop papierwerk bestand naar een van de andere entiteiten geworden.

Stap 4: Vrijstellingen. De kans is groot dat je gaat naar deze vakken leeg laten. Hier zijn een paar uitzonderingen:

1. Begunstigden die zijn vrijgesteld van roerende back-up zijn, zoals vennootschappen (in de meeste gevallen), nodig heeft om een ​​code in te voeren in de “Vrijgesteld begunstigde code” box. Form W-9 instructies lijst van de vrijgestelde begunstigden en hun codes, en voor welke soorten betalingen deze codes moeten worden gebruikt. Corporaties het invullen van een W-9 voor de ontvangst van de rente of dividend betalingen, bijvoorbeeld, zou code in te voeren “5.”

2. Begunstigden die zijn vrijgesteld van de rapportage in het kader van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zijn nodig heeft om een ​​code in te voeren in de “Vrijstelling van FATCA rapportage code” box. Geen van deze dozen zijn van toepassing op de typische zelfstandig ondernemer of freelancer.

Stap 5: Geef uw adres, de stad, de staat en postcode. Wat als uw huisadres verschilt van uw bedrijf adres? Welk adres moet u op het formulier W-9? Gebruik het adres dat u wilt gebruiken op uw belastingaangifte. Bijvoorbeeld, als je een eenmanszaak die kantoorruimte huurt, maar u aangifte doen met behulp van uw huisadres, voert u uw thuisadres op formulier W-9, zodat de IRS zal geen moeite die overeenkomen met uw 1099s met je 1040 te hebben.

Stap 6: In deze optionele stap, kunt u de naam en het adres van de aanvrager te verstrekken. Je zou willen vullen dit aan om een ​​record van wie je op voorwaarde dat uw fiscaal identificatienummer te houden.

Stap 7: De IRS noemt deze sectie deel I, die moet je je afvraagt ​​wat al die stappen die je net klaar waren. Hier, moet u uw bedrijf fiscaal identificatienummer (TIN), die ofwel uw individuele sofi-nummer (SSN) als je een eenmanszaak, of uw werkgever identificatienummer (EIN) zal zorgen als je een ander type van het bedrijfsleven . Nu, een aantal eenmanszaken hebben ook EIN, maar de IRS geeft de voorkeur aan dat eenmanszaken gebruik maken van hun SSNs op formulier W-9. Nogmaals, doen zal het gemakkelijker maken om het even welke 1099s u ontvangen met uw belastingaangifte, die u het bestand onder uw SSN te passen.

Wat gebeurt er als uw bedrijf is nieuw en beschikt niet over een EIN? U kunt nog steeds het invullen van het formulier W-9. De IRS zegt dat je moet gelden voor uw nummer en schrijf “aangevraagd” in de ruimte voor de TIN. U wilt dit aantal zo snel mogelijk te krijgen, want tot je dat doet, zul je worden onderworpen aan bronbelasting. Om online te solliciteren voor een EIN, klik hier om de IRS te bereiken. Zie onze instructies voor Stap 8, deel II hieronder voor meer informatie over back-up achterhouden.

Stap 8: In deel II, moet je zweren dat je niet een liegende leugenaar die ligt voor u het formulier W-9 kan ondertekenen. Opzettelijk liggend op een belastingformulier zou kunnen betekenen dat je moet een boete betalen of naar de gevangenis; de IRS niet prutsen. Vóór de ondertekening van het formulier W-9, hier zijn de uitspraken moet je verklaren waar zijn, op straffe van meineed:
1. De op dit formulier nummer is mijn juiste belastingbetaler identificatienummer (of ik wacht op een aantal uit te geven voor mij). Als je denkt over het gebruik van een “geleend”, gestolen of verzonnen BTW-nummer, misschien zult u twee keer nadenken voordat liegen onder ede.

2. Ik ben niet onderworpen aan bronbelasting, omdat: (a) Ik ben vrijgesteld van bronbelasting, of (b) Ik heb niet door de Internal Revenue Service (IRS) dat ik onderworpen zijn aan bronbelasting als gevolg van een gebrek aan kennis gesteld rapporteren alle rente of dividend, of (c) de IRS heeft mij medegedeeld dat ik niet langer onderworpen aan bronbelasting.

De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van roerende back-up. Als je geen idee hebt wat de IRS het hier over, ben je waarschijnlijk vrijgesteld. Als u niet vrijstellen, zal de IRS u in kennis hebben gesteld, en het bedrijf betaalt u moet weten, omdat het nodig is om de inkomstenbelasting te houden van uw loon op een vast tarief van 28% en stuur het naar de IRS. (Overigens, nu weet je een andere goede reden om niet om vals te spelen op uw belastingaangifte: Je zou kunnen hebben om een ​​toekomstige klant vertellen, en dat zou kunnen maken van de onderneming twee keer nadenken over jou). Punt (c) zegt in feite dat als je eenmaal een back-up roerende onderwerp, maar zijn niet meer, niemand hoeft te weten. Het is in principe hetzelfde als punt (a). Klik hier om de details van de IRS op de back-up roerende lezen.

3. Ik ben een Amerikaanse burger of een andere Amerikaanse persoon. Als u een inwoner alien, je bent in het heldere. De IRS is ook van mening de volgende om een ​​”US person” te zijn: een maatschap, vennootschap, bedrijf of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of volgens de wetten van de Verenigde Staten; een binnenlandse goederen; en een binnenlandse vertrouwen. Als uw bedrijf is een partnerschap dat een buitenlandse partner, bijzondere regels toe te passen; lezen over hen in de instructies voor het W-9 te vormen. Als u niet een Amerikaanse burger, moet u in te vullen formulier W-8 of vorm 8233 plaats.

4. De FATCA code (s) ingeschreven op dit formulier (indien van toepassing) dat aangeeft dat ik vrijgesteld van FATCA rapportage correct is. Je zult waarschijnlijk geen zorgen te maken over deze, wat weer te maken heeft met de Foreign Account Tax Compliance Act.

Nog een paar dingen voordat u zich aanmeldt

Je moet doorhalen punt 2 hierboven als u door de IRS dat u op dit moment onderworpen aan bronbelasting, omdat je er niet in geslaagd om alle verschuldigde rente en dividenden op uw belastingaangifte te melden in kennis is gesteld.

U kunt uit te steken punt 2 als je het invullen van een W-9 in verband met een vastgoedtransactie. Punt 2 is niet van toepassing in dit geval, dus het maakt niet uit of je onderworpen aan bronbelasting bent.

Nu, als je de kleine lettertjes in de W-9 instructies aandachtig leest, lijkt erop te wijzen dat de meeste mensen niet verplicht zijn om dit formulier helemaal ondertekenen. Je bent in het algemeen alleen nodig om het te ondertekenen als de IRS u heeft meegedeeld dat u reeds heeft opgegeven een onjuiste TIN. Technische details terzijde, maar de persoon die u gevraagd om invullen van de W-9 zal waarschijnlijk vinden het onvolledig of ongeldig als je het niet hebben ondertekend, en veel geluk proberen om hen het tegendeel te overtuigen.

Retourneren van de Form

Breng uw ingevulde W-9 tot en met het bedrijf dat u gevraagd om het in te vullen. In het ideale geval zult u het hand uit in persoon om uw blootstelling aan identiteitsdiefstal te beperken, maar deze methode is vaak niet praktisch. Mail wordt beschouwd als relatief veilig. Als u het formulier moet een e-mail, moet u zowel het document en uw e-mailbericht en triple-check dat je juiste e-mailadres van de ontvanger voordat u het bericht te versleutelen.

Het komt neer op

Het verstrekken van accurate informatie over uw W-9 zal ertoe bijdragen dat betalingen die u ontvangt, of andere transacties die dit formulier nodig, goed worden gemeld aan de IRS. Als je niet zeker bent van een aantal items, zoals de juiste indeling van uw bedrijf, contact op met uw accountant of een andere financiële adviseur.